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Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal

CABEÇALHO

Em 1858, Florence Nightingale, enfermeira que trabalhava para o exército inglês na Guerra da Crimeia, percebeu a importância dos elementos visuais para consolidar uma mensagem. Ao constatar que a principal causa de mortes entre os soldados era a falta de higiene no front, a enfermeira resolveu solicitar ao Parlamento britânico o aumento dos investimentos em saneamento básico no local onde os combatentes se instalavam.

Mas Florence sabia que apenas falar sobre o assunto não causaria o impacto necessário na audiência. Então, resolveu criar uma apresentação com gráficos.

 

A representação da enfermeira deixava claro que mais soldados morriam devido à falta de higiene do local do que nos combates. Ao entender a mensagem, o governo não pensou duas vezes e decidiu atender aos pedidos da enfermeira.

 

Florence Nightingale conseguiu impactar emocionalmente o seu público-alvo. A informação estava ali, clara, para todos verem e ficarem chocados. O recurso do gráfico a ajudou a escancarar de forma visual o problema. Mas, no final, foi a mensagem que ela quis passar que sustentou o argumento para alcançar o seu objectivo.

 

Apresentações com números tendem a ser menos divertidas tanto para quem faz como para quem assiste. No entanto, elas são essenciais para avaliar resultados, saber se a empresa segue a rota traçada e analisar alternativas para o futuro. Elas sempre dão frio na barriga de quem apresenta, visto que há uma grande dificuldade para engajar audiências quando é necessário apresentar dados e gráficos. Mas não é impossível criar apresentações com números eficientes, e, principalmente, interessantes.

 

O primeiro passo é a definição dos objectivos. É essencial ter em mente qual a principal mensagem que se almeja transmitir. No caso de apresentações com números, vale pensar: que dado não pode ser deixado de lado? Porquê? Depois de responder a essas perguntas, fica mais fácil saber o que é essencial e o que deve ser descartado. Tendo o objectivo de cada slide bem definido, os gráficos entram como suportes visuais. Ou seja: têm a função de trazer dinamismo, facilitar a representação dos altos e baixos e a compreensão da mensagem pelo público.

 

Abaixo, listei algumas dicas para tornar apresentações profissionais com números mais cativantes, menos cansativas e visualmente mais agradáveis. Seguindo-as, você garantirá a atenção da plateia nas suas próximas divulgações de resultados:

 

1 – Grande parte dos gráficos é inútil: pense na apresentação como um todo. Gráficos são artifícios que ajudam a apresentar uma ideia. Porém, eles precisam ter um propósito. Identificar bem o objectivo do slide auxilia na decisão dos próximos passos. Se a principal mensagem a ser passada para a equipe é a de que a empresa precisava ter vendido cinco unidades de um produto para alcançar a meta, por exemplo, deve-se eliminar o gráfico e focar apenas nos números. Pode não ser necessário dizer quem vendeu, a quantidade de contratos fechados e outros detalhes irrelevantes para a ocasião. Focar para ser sucinto é o primeiro passo;

 

2 – Elimine tabelas: quando olhamos uma tabela, o esforço necessário para ler, analisar e interpretar é muito maior do que quando nos deparamos com um gráfico. Ela é mais burocrática e exige mais atenção do público. Em uma apresentação, as tabelas podem mais confundir do que informar. Isso porque as pessoas provavelmente vão parar de escutá-lo para ler as informações. Então, cuidado ao inserir planilhas no PowerPoint. Insira a informação directa: ela agiliza a compreensão e a retenção da mensagem;

 

3 – “Limpe” o seu gráfico: observe se tudo que compõe o gráfico é realmente necessário para o entendimento da mensagem. Contar com muitos elementos, em vez de ajudar, pode atrapalhar. A audiência pode ficar confusa se o gráfico tiver muitos recursos e não assimilar o que mais importa;

 

4 – Utilize contrastes de cores para facilitar o entendimento: assim como os símbolos, as cores também são usadas para “conduzir” o olhar. Com elas vêm as formas, que ajudam a identificar qual informação merece mais atenção. Em um gráfico de barras, por exemplo, se você quer destacar apenas um número, uma opção viável é deixar a barra correspondente ao valor em uma cor diferente das outras. Assim, fica visível para o público o que é relevante no contexto e merece maior atenção. Outra estratégia que também funciona em gráficos é destacar apenas a linha que representa a informação que será passada: torna a interpretação mais rápida e simples;

 

5 – Contar a história por detrás dos números: o storytelling pode ser um bom aliado na hora de estruturar apresentações com números. A técnica consiste em transformar uma sequência de factos em narrativa. É uma óptima forma de gerar impacto emocional. O que importa é sensibilizar a audiência – independentemente do recurso narrativo que será usado para isso. O papel do apresentador é fazer com que as pessoas saiam da sala de reunião com uma nova perspectiva sobre o assunto que foi tratado. Que elas saiam inspiradas. Se isso acontecer, o objectivo da apresentação foi atingido: a mensagem principal foi absorvida. É possível emocionar em apresentações com números. A dica, no entanto, é contar a “história” por detrás deles. Boas histórias sempre encantam.

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